Theo xu hướng chuyển đổi số trong quản lý xuất nhập cảnh, việc định danh điện tử đang trở thành yêu cầu quan trọng để doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến người nước ngoài. Trong thời gian gần đây, nhiều doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục xin thẻ tạm trú do chưa hoàn tất định danh điện tử, đây chính là tình huống mà nhiều doanh nghiệp gặp phải: hồ sơ thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài đã đầy đủ về mặt nội dung, nhưng lại không nộp được vì doanh nghiệp chưa hoàn tất bước định danh điện tử.

Định danh điện tử cho doanh nghiệp là gì?

Theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, tài khoản định danh điện tử là tập hợp gồm tên đăng nhập, mật khẩu hoặc phương tiện xác thực khác được tạo lập bởi cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử, được dùng để truy cập, sử dụng các tính năng, tiện ích, ứng dụng của hệ thống định danh và xác thực điện tử và hệ thống thông tin đã được kết nối, chia sẻ theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, Điều 10 Quyết định 29/2026/QĐ-TTg về quy chế quản lý, vận hành, khai thác Cổng Dịch vụ công quốc gia (hiệu lực từ 20/7/2026) quy định tổ chức, cá nhân đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia thông qua tài khoản định danh điện tử theo quy định của pháp luật.

Do đó, kể từ thời điểm các quy định nêu trên có hiệu lực, việc sở hữu tài khoản định danh điện tử đã trở thành điều kiện đầu vào bắt buộc để các doanh nghiệp tiếp cận toàn bộ hệ thống dịch vụ công trực tuyến trên phạm vi cả nước – bao gồm cả các thủ tục liên quan đến người lao động nước ngoài như cấp mới, gia hạn thẻ tạm trú.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải định danh điện tử khi nộp hồ sơ thẻ tạm trú không?

Thực tế hiện nay, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài nộp hồ sơ thẻ tạm trú cần nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công trước khi nộp bản gốc tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Để đăng nhập và nộp hồ sơ trên hệ thống, doanh nghiệp cần có tài khoản định danh điện tử của tổ chức. Tài khoản này được dùng để nộp hồ sơ cấp mới, gia hạn thẻ tạm trú; theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ và nhận thông báo và kết quả giải quyết từ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Vì vậy, trong trường hợp doanh nghiệp chưa hoàn tất định danh điện tử, quá trình xin thẻ tạm trú có thể gặp các vướng mắc như không đăng nhập được hệ thống, dẫn đến không nộp được hồ sơ trực tuyến và kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.

Một số lưu ý đối với doanh nghiệp

• Việc đăng ký định danh điện tử có thể được thực hiện theo hai hình thức: đăng ký trực tuyến qua ứng dụng định danh quốc gia hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử. Trong cả hai trường hợp, người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) là người trực tiếp thực hiện thủ tục.
• Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc đăng ký định danh cần có sự đồng ý của tất cả những người này, do đó, doanh nghiệp cần chủ động trong việc thu thập xác nhận sớm để không bị gián đoạn.
• Việc định danh điện tử của doanh nghiệp và việc cấp tài khoản định danh cá nhân cho người đại diện theo pháp luật có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: người đại diện thực hiện thủ tục định danh cho doanh nghiệp phải sử dụng chính tài khoản định danh cá nhân mức độ 2 của mình để đăng ký. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát đồng thời cả hai yếu tố: định danh của tổ chức và định danh cá nhân của người đại diện để tránh bị động khi đến thời điểm nộp hồ sơ thẻ tạm trú.

𝐋𝐈𝐍𝐂𝐎𝐍 𝐋𝐀𝐖 𝐅𝐈𝐑𝐌 – 𝐇𝐨̛̣𝐩 𝐭𝐚́𝐜 𝐯𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐛𝐞̂̀𝐧

• Tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Tại TP.HCM: 272 Đỗ Pháp Thuận, phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh
• Website: http://linconlaw.vn/
•  Email: Lawyer@linconlaw.vn
•  Facebook: https://www.facebook.com/Linconlawfirmm
• Linkedln: linkedin.com/in/lincon-law-firm-100b96201
•  Hotline: +84.987.733.358