Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính là một trong những nội dung làm thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC). Đối với doanh nghiệp FDI, thủ tục này về cơ bản được thực hiện theo pháp luật về đăng ký doanh nghiệp; tuy nhiên, cần đồng thời rà soát thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) để xác định có phát sinh thủ tục đầu tư hay không.

1. Các trường hợp áp dụng

Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi khi thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thực hiện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Đối với doanh nghiệp FDI, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên ERC được áp dụng khi doanh nghiệp chuyển trụ sở trong cùng tỉnh, thành phố hoặc chuyển sang tỉnh, thành phố khác. Theo khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Lưu ý, nếu việc chuyển địa chỉ đồng thời làm thay đổi địa điểm thực hiện dự án đầu tư ghi nhận trên IRC thì doanh nghiệp cần rà soát thủ tục điều chỉnh IRC theo Điều 33 Luật Đầu tư 2025.

2. Thẩm quyền xử lý hồ sơ

Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới. Cơ quan này có trách nhiệm tiếp nhận, xem xét tính hợp lệ và cấp ERC mới cho doanh nghiệp.

3. Thủ tục thực hiện

Bước 1: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế (nếu có)

• Chủ thể: Doanh nghiệp.
• Công việc: Trường hợp chuyển trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp thực hiện thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi ERC.
• Thời hạn: Thực hiện trước thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ thay đổi ERC

• Chủ thể: Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền.
• Công việc: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.
• Thời hạn: Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi ERC trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ

• Chủ thể: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
• Công việc: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ, gửi thông tin cho cơ quan thuế và xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.
• Thời hạn: Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

4. Hồ sơ

Theo khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: bản chính;
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính: bản sao hoặc bản chính, tùy loại hình doanh nghiệp;
  • Công ty TNHH một thành viên: quyết định của chủ sở hữu;
  • Công ty TNHH hai thành viên trở lên: nghị quyết của Hội đồng thành viên;
  • Công ty cổ phần: nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông;
  • Công ty hợp danh: nghị quyết của Hội đồng thành viên.

Trường hợp người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật, hồ sơ cần kèm văn bản ủy quyền theo quy định.

5. Kết quả thủ tục

Kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, trong đó cập nhật địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp FDI, sau khi hoàn tất thủ tục trên ERC, doanh nghiệp nên tiếp tục rà soát IRC, hồ sơ thuế, hóa đơn điện tử, ngân hàng, bảo hiểm và các giấy phép chuyên ngành để bảo đảm thông tin về địa chỉ được cập nhật thống nhất.

𝐋𝐈𝐍𝐂𝐎𝐍 𝐋𝐀𝐖 𝐅𝐈𝐑𝐌 – 𝐇𝐨̛̣𝐩 𝐭𝐚́𝐜 𝐯𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐛𝐞̂̀𝐧

• Tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Tại TP.HCM: 272 Đỗ Pháp Thuận, phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh
• Website: http://linconlaw.vn/
•  Email: Lawyer@linconlaw.vn
•  Facebook: https://www.facebook.com/Linconlawfirmm
• Linkedln: linkedin.com/in/lincon-law-firm-100b96201
•  Hotline: +84.987.733.358