Ngày 15 tháng 5 năm 2026, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều khoản của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử (eContract). Hai văn bản trên đã hoàn thiện khoảng trống pháp lý kể từ khi Bộ luật Lao động 2019 lần đầu ghi nhận giá trị pháp lý của hợp đồng lao động giao kết qua phương tiện điện tử, đồng thời đặt ra một khung pháp lý đầy đủ cho việc triển khai trên thực tế.

Khái niệm hợp đồng lao động điện tử

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Pháp luật hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp và người lao động phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Nhà nước chỉ khuyến khích áp dụng hình thức này thay cho hợp đồng giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến lao động.

Yêu cầu pháp lý đối với việc giao kết hợp đồng lao động điện tử

Nghị định 337/2025/NĐ-CP đặt ra các yêu cầu cụ thể cho việc giao kết hợp đồng điện tử:

• Định danh, xác minh chủ thể: Cả người lao động và người sử dụng lao động phải được định danh đúng theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử trước khi ký kết.
• Chữ ký số và dấu thời gian: Hợp đồng phải được ký số kèm dấu thời gian của tất cả các bên tham gia giao kết.
• Chứng thực dữ liệu: Việc giao kết phải được thực hiện qua hệ thống eContract – hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử do Nhà cung cấp eContract đáp ứng điều kiện pháp luật vận hành, có chức năng chứng thực thông điệp dữ liệu của hợp đồng.
• Gửi về Nền tảng để cấp mã định danh (ID): Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên cuối cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia để được cấp mã ID.

Đối với Nhà cung cấp eContract, Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định quy trình nộp hồ sơ đề nghị kết nối với Bộ Nội vụ; trong vòng 20 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Nội vụ kiểm tra kỹ thuật và cấp tài khoản kết nối. Nhà cung cấp eContract cũng có nghĩa vụ báo cáo định kỳ theo quý về tình hình cung cấp dịch vụ.

Cơ chế cấp mã định danh (ID) theo Thông tư 08/2026/TT-BNV

Mỗi hợp đồng lao động điện tử được cấp một mã ID duy nhất gồm một chữ cái và mười hai chữ số, không trùng lặp, chỉ được cấp một lần và giữ nguyên trong suốt quá trình tồn tại của hợp đồng, bao gồm cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Các phụ lục hợp đồng, thông báo tạm hoãn hoặc chấm dứt cũng được gắn theo mã ID này để bảo đảm tính thống nhất trong tra cứu, quản lý.

Một số lưu ý đối với doanh nghiệp

Mặc dù Nghị định số 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia chỉ chính thức được triển khai từ ngày 01/7/2026 khi Thông tư số 08/2026/TT-BNV có hiệu lực.

Cần lưu ý rằng việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử không phải là yêu cầu bắt buộc đối với mọi người sử dụng lao động. Do đó, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật lao động hiện hành nếu chưa có nhu cầu chuyển đổi sang hình thức điện tử.

Đối với doanh nghiệp đã triển khai hoặc đang có kế hoạch áp dụng hợp đồng lao động điện tử, cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Rà soát nhà cung cấp hợp đồng điện tử: Rà soát, đánh giá nhà cung cấp eContract đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật theo quy định hiện hành hay không, đặc biệt là khả năng kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.
• Rà soát các hợp đồng lao động điện tử hiện có: Đối với các hợp đồng lao động điện tử được ký trước ngày 01/7/2026, doanh nghiệp cần phối hợp với nhà cung cấp eContract để kiểm tra và bổ sung đầy đủ các yếu tố như chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu trước khi thực hiện đăng ký cấp mã định danh (ID).
• Chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử: Doanh nghiệp có thể xem xét chuyển đổi các hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử và ngược lại với điều kiện việc chuyển đổi được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục và yêu cầu theo quy định pháp luật.

𝐋𝐈𝐍𝐂𝐎𝐍 𝐋𝐀𝐖 𝐅𝐈𝐑𝐌 – 𝐇𝐨̛̣𝐩 𝐭𝐚́𝐜 𝐯𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐛𝐞̂̀𝐧

• Tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Tại TP.HCM: 272 Đỗ Pháp Thuận, phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh
• Website: http://linconlaw.vn/
•  Email: Lawyer@linconlaw.vn
•  Facebook: https://www.facebook.com/Linconlawfirmm
• Linkedln: linkedin.com/in/lincon-law-firm-100b96201
•  Hotline: +84.987.733.358