Việc thay đổi địa chỉ đặt văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam làm phát sinh nghĩa vụ bắt buộc về việc điều chỉnh hoặc cấp lại Giấy phép thành lập. Dưới góc độ pháp lý, sự thay đổi này không thể chỉ được ghi nhận đơn thuần trong hệ thống lưu trữ nội bộ của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính hợp pháp và liên tục trong hoạt động, thương nhân nước ngoài phải tiến hành thủ tục hành chính tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhằm cập nhật chính xác thông tin trên Giấy phép. Quy trình và hồ sơ cụ thể đối với thủ tục thay đổi địa chỉ VPĐD nước ngoài được thực hiện cụ thể căn cứ phạm vi địa giới hành chính của việc di dời.
1. Lưu ý về thủ tục pháp lý cần thực hiện
Theo quy định tại khoản 6 Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trường hợp thay đổi địa chỉ VPĐD nước ngoài trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong cùng khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý thì thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD.
Trường hợp VPĐD nước ngoài chuyển địa chỉ sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc sang khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của Ban quản lý khác, thương nhân nước ngoài cần thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập VPĐD.
Lưu ý, địa điểm mới của VPĐD nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện về địa điểm đặt trụ sở theo Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.
2. Thẩm quyền xử lý hồ sơ
Căn cứ Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thẩm quyền thực hiện thủ tục thuộc Sở Công Thương nơi VPĐD đặt trụ sở nếu VPĐD nằm ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao. Đối với VPĐD nước ngoài đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao, Ban quản lý có thẩm quyền thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh Giấy phép theo quy định.
Trong thực tiễn thực hiện thủ tục hành chính năm 2026, hồ sơ được tiếp nhận thông qua Trung tâm Phục vụ hành chính công theo cơ chế tổ chức của từng địa phương.
3. Thủ tục thực hiện
– Bước 1: Xác định trường hợp thay đổi địa chỉ
Thương nhân nước ngoài cần xác định địa chỉ mới thuộc cùng tỉnh, thành phố hay chuyển sang tỉnh, thành phố khác để xác định thủ tục điều chỉnh hay cấp lại Giấy phép VPĐD, đồng thời kiểm tra tính hợp pháp của địa điểm dự kiến đặt VPĐD.
– Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Thương nhân nước ngoài chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định và nộp đến cơ quan có thẩm quyền bằng phương thức được công bố tại địa phương, bao gồm trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến tùy hệ thống tiếp nhận.
Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ điều chỉnh phải có tài liệu chứng minh quyền khai thác, sử dụng địa điểm mới và tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở.
– Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền thẩm định hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền kểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và xem xét nội dung đề nghị thay đổi địa chỉ.
Theo quy định hiện hành, thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD được giải quyết trong 05 ngày làm việc nếu không phải xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành; trường hợp phải xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành là 13 ngày làm việc.
– Bước 4: Nhận Giấy phép
Thương nhân nước ngoài nhận Giấy phép thành lập VPĐD đã được điều chỉnh hoặc cấp lại và thực hiện cập nhật thông tin địa chỉ với các cơ quan, đơn vị có liên quan.
4. Hồ sơ cần chuẩn bị
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trong cùng tỉnh, thành phố, hồ sơ điều chỉnh thực hiện theo Điều 16 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, gồm:
– Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD theo mẫu quy định;
– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm, hoặc tài liệu chứng minh quyền khai thác, sử dụng địa điểm mới;
– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD theo Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và pháp luật có liên quan;
– Giấy phép thành lập VPĐD hiện tại.
Trường hợp chuyển địa chỉ sang tỉnh, thành phố khác, hồ sơ thực hiện theo quy định về cấp lại Giấy phép thành lập VPĐD tại Điều 18 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
>> BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG CỦA VPĐD NƯỚC NGOÀI THỰC HIỆN THẾ NÀO https://linconlaw.vn/bao-cao-hoat-dong-cua-vpdd-nuoc-ngoai-thuc-hien-the-nao/
>> THỦ TỤC ĐIỀU CHỈNH MỤC TIÊU, QUY MÔ DỰ ÁN ĐẦU TƯ CỦA DOANH NGHIỆP FDI https://linconlaw.vn/thu-tuc-dieu-chinh-muc-tieu-quy-mo-du-an-dau-tu-cua-doanh-nghiep-fdi/
Căn cứ pháp lý:
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
𝐋𝐈𝐍𝐂𝐎𝐍 𝐋𝐀𝐖 𝐅𝐈𝐑𝐌 – 𝐇𝐨̛̣𝐩 𝐭𝐚́𝐜 𝐯𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐛𝐞̂̀𝐧
- Tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Tại TP.HCM: 272 Đỗ Pháp Thuận, phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh
- Website: http://linconlaw.vn/
- Email: Lawyer@linconlaw.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/Linconlawfirmm
- Linkedln: linkedin.com/in/lincon-law-firm-100b96201
- Hotline: +84.987.733.358
