Trong quá trình đầu tư và kinh doanh tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp (đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài) có nhu cầu tuyển dụng chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật nước ngoài để phục vụ hoạt động sản xuất, quản lý hoặc chuyển giao công nghệ… Tuy nhiên, để người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động theo quy định của pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các loại giấy tờ cần chuẩn bị khi xin giấy phép lao động đối với hai nhóm vị trí phổ biến: chuyên gia và lao động kỹ thuật tại Việt Nam.

Khái niệm chuyên gia và lao động kỹ thuật theo pháp luật Việt Nam

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hai nhóm vị trí này được xác định với các tiêu chí cụ thể.

Thứ nhất, người lao động nước ngoài được xem là chuyên gia khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;
• Có bằng đại học trở lên trong chuyên ngành đào tạo và ít nhất 1 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam đối với các lĩnh vực ưu tiên như: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội được bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác định hoặc theo thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam.

Thứ hai, người lao động nước ngoài được xác định là lao động kỹ thuật khi đáp ứng một trong hai điều kiện:

• Được đào tạo ít nhất 01 năm và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc tại Việt Nam;
• Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến.

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho chuyên gia và lao động kỹ thuật

(i) Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động phải lập văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 đính kèm Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Trong văn bản này, doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin như: Thông tin về người sử dụng lao động; vị trí công việc dự kiến tuyển dụng; số lượng lao động nước ngoài cần sử dụng; thời gian làm việc…

Thông thường, doanh nghiệp phải đính kèm đường link đăng tuyển người lao động Việt Nam để chứng minh rằng đã thực hiện việc tuyển dụng trong nước nhưng không tìm được ứng viên phù hợp, đảm bảo đáp ứng điều kiện tuyển dụng, sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo quy định của BLLĐ 2019.

(ii) Giấy tờ nhân thân của người lao động nước ngoài

Để xác định thông tin pháp lý của người lao động nước ngoài, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cần có các giấy tờ nhân thân sau:

• Hộ chiếu còn thời hạn;
• Ảnh chân dung: 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm, nền trắng, chụp thẳng mặt, đầu để trần, không đeo kính.

(iii) Giấy tờ chứng minh điều kiện sức khỏe và lý lịch tư pháp

Người lao động nước ngoài phải cung cấp các giấy tờ sau để chứng minh đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam: 

• Giấy khám sức khỏe: Giấy khám sức khỏe phải đáp ứng điều kiện được cấp bởi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện theo quy định và có giá trị không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ;
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không có án tích và không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự: được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

(iv) Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam

Người lao động nước ngoài có thể làm việc tại Việt Nam theo nhiều hình thức khác nhau. Tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ xin giấy phép lao động phải kèm theo tài liệu chứng minh hình thức làm việc tương ứng, bao gồm: 

• Văn bản cử sang làm việc từ doanh nghiệp nước ngoài: Áp dụng đối với trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp;

• Văn bản cử người lao động kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận hợp tác: Áp dụng đối với trường hợp thực hiện hợp đồng kinh tế – xã hội; tham gia các gói thầu hoặc dự án tại Việt Nam;
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài (kèm theo tài liệu chứng minh người lao động đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài ít nhất 24 tháng): Áp dụng đối với trường hợp nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;
• Văn bản cử người lao động vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ: Áp dụng đối với trường hợp chào bán dịch vụ;
• Văn bản điều chuyển người lao động từ tổ chức nước ngoài sang Việt Nam: Áp dụng đối với trường hợp được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc, trừ trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp;
• Giấy tờ chứng minh tư cách nhà quản lý: Áp dụng đối với Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng.

(v) Giấy tờ chứng minh trình độ và kinh nghiệm

Đối với chuyên gia

Các giấy tờ này thông thường bao gồm:

• Bằng đại học trở lên hoặc văn bằng tương đương;
• Chứng chỉ chuyên môn (nếu có);
• Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc của người sử dụng lao động tại nước ngoài.

Trong một số lĩnh vực đặc thù như giáo dục, hàng không hoặc thể thao, người lao động có thể phải cung cấp thêm chứng chỉ nghề nghiệp hoặc giấy phép chuyên môn.

Đối với lao động kỹ thuật

Đối với lao động kỹ thuật, người lao động cần cung cấp:

• Văn bằng hoặc chứng chỉ đào tạo chuyên môn ít nhất 01 năm;
• Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kỹ thuật phù hợp.

Lưu ý về yêu cầu pháp lý đối với giấy tờ do nước ngoài cấp

Đối với các giấy tờ do cơ quan hoặc tổ chức nước ngoài cấp, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch trước khi nộp cho cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam.

Trường hợp sử dụng bản sao, tài liệu phải được chứng thực từ bản chính trước khi thực hiện dịch thuật và chứng thực theo quy định.

𝐋𝐈𝐍𝐂𝐎𝐍 𝐋𝐀𝐖 𝐅𝐈𝐑𝐌 – 𝐇𝐨̛̣𝐩 𝐭𝐚́𝐜 𝐯𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐛𝐞̂̀𝐧

• Tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Tại TP.HCM: 272 Đỗ Pháp Thuận, phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh
• Website: http://linconlaw.vn/
•  Email: Lawyer@linconlaw.vn
•  Facebook: https://www.facebook.com/Linconlawfirmm
• Linkedln: linkedin.com/in/lincon-law-firm-100b96201
•  Hotline: +84.987.733.358