Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài thường có nhu cầu bổ nhiệm giám đốc điều hành hoặc nhà quản lý là người nước ngoài nhằm trực tiếp điều hành hoạt động của doanh nghiệp. So với chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, hồ sơ của nhóm đối tượng này có một số điểm khác biệt liên quan đến việc chứng minh chức danh. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ xin giấy phép lao động đối với 2 vị trí này.

Khái niệm nhà quản lý và giám đốc điều hành theo quy định của pháp luật

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hai nhóm vị trí này được định nghĩa như sau:
Thứ nhất, người lao động nước ngoài được xác định là nhà quản lý khi thuộc một trong các trường hợp: 

• Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp;
• Người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam. 

Thứ hai, người lao động nước ngoài được xác định là giám đốc điều hành khi thuộc một trong các trường hợp:

• Người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp, bao gồm: Chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và các chức danh quản lý khác theo Điều lệ công ty;
• Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho nhà quản lý và giám đốc điều hành

(i) Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động phải lập văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 đính kèm Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP. 

Thông thường, doanh nghiệp phải đính kèm đường link đăng tuyển người lao động Việt Nam để chứng minh rằng đã thực hiện việc tuyển dụng trong nước nhưng không tìm được ứng viên phù hợp, đảm bảo đáp ứng điều kiện tuyển dụng, sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo quy định của BLLĐ 2019.

(ii) Giấy tờ nhân thân của người lao động nước ngoài

Để xác định thông tin pháp lý của người lao động nước ngoài, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cần có các giấy tờ nhân thân sau:

• Hộ chiếu còn thời hạn;
• Ảnh chân dung: 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm, nền trắng, chụp thẳng mặt, đầu để trần, không đeo kính.

(iii) Giấy tờ chứng minh điều kiện sức khỏe và lý lịch tư pháp

Người lao động nước ngoài phải cung cấp các giấy tờ sau để chứng minh đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam: 

• Giấy khám sức khỏe: Giấy khám sức khỏe phải đáp ứng điều kiện được cấp bởi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện theo quy định và có giá trị không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ;
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không có án tích và không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự: được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

(iv) Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam

Các tài liệu này phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể như:

• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp
• Thực hiện hợp đồng kinh tế – xã hội; tham gia các gói thầu hoặc dự án tại Việt Nam
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng
• Chào bán dịch vụ
• Điều chuyển từ cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc

Lưu ý: Thành phần hồ sơ tại các mục (i), (ii), (iii), (iv) tương tự như hồ sơ xin giấy phép lao động cho chuyên gia và lao động kỹ thuật. Doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết tại bài viết: https://linconlaw.vn/ho-so-xin-giay-phep-lao-dong-cho-chuyen-gia-lao-dong-ky-thuat-tai-viet-nam/

(v) Giấy tờ chứng minh chức danh, trình độ và kinh nghiệm

Đối với nhà quản lý

Người lao động cần cung cấp một trong các giấy tờ sau:

• Điều lệ công ty và tài liệu chứng minh là nhà quản lý;
• Văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các chức danh quản lý theo Luật Doanh nghiệp;
• Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức;
• Văn bản bổ nhiệm đối với người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Đối với giám đốc điều hành

Người lao động cần cung cấp một trong các giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh;
• Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định cơ cấu tổ chức;
• Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động nước ngoài về số năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc.

Trường hợp đã từng làm việc tại Việt Nam, người nước ngoài có thể sử dụng Giấy phép lao động đã được cấp hoặc Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động để thay thế cho giấy tờ chứng minh kinh nghiệm.

𝐋𝐈𝐍𝐂𝐎𝐍 𝐋𝐀𝐖 𝐅𝐈𝐑𝐌 – 𝐇𝐨̛̣𝐩 𝐭𝐚́𝐜 𝐯𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐛𝐞̂̀𝐧

• Tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Tại TP.HCM: 272 Đỗ Pháp Thuận, phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh
• Website: http://linconlaw.vn/
•  Email: Lawyer@linconlaw.vn
•  Facebook: https://www.facebook.com/Linconlawfirmm
• Linkedln: linkedin.com/in/lincon-law-firm-100b96201
•  Hotline: +84.987.733.358