Doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần thực hiện thủ tục gia hạn khi giấy phép lao động còn từ 05–45 ngày, với thời hạn gia hạn tối đa 24 tháng. Hồ sơ gồm các giấy tờ theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP và cần được chuẩn bị, nộp đúng thời hạn để người lao động tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Khi nào cần thực hiện thủ tục gia hạn?
Theo điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, khi giấy phép lao động còn thời hạn từ 05 đến 45 ngày, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động phải chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động theo quy định. Việc thực hiện thủ tục trong thời hạn này nhằm bảo đảm người lao động có thể tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà không bị gián đoạn do giấy phép lao động hết hạn.
Trường hợp không thực hiện thủ tục gia hạn trong thời hạn theo quy định và giấy phép lao động đã hết hiệu lực, người lao động nước ngoài có thể phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới nếu tiếp tục làm việc tại Việt Nam. Khi đó, doanh nghiệp và người lao động có thể phải chuẩn bị lại hồ sơ, thực hiện các thủ tục theo quy định đối với trường hợp cấp giấy phép lao động mới, từ đó làm phát sinh thêm thời gian và chi phí thực hiện.
Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn
Theo quy định, thời hạn giấy phép lao động được gia hạn tối đa không quá 02 năm, tương đương 24 tháng.
Do đó, khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định rõ thời gian người lao động nước ngoài dự kiến tiếp tục làm việc để đề nghị thời hạn phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra thời hạn của hộ chiếu, hợp đồng lao động và các giấy tờ khác có liên quan để bảo đảm thông tin và thời hạn đề nghị gia hạn có sự thống nhất với hồ sơ của người lao động.
Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Để thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định. Hồ sơ phải bảo đảm tính chính xác, thống nhất về thông tin của người lao động, người sử dụng lao động và vị trí công việc, đồng thời các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp cần được thực hiện các thủ tục về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận hoặc dịch thuật theo quy định trong trường hợp pháp luật có yêu cầu.
Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động gồm các giấy tờ sau:
– Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
– Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.
Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
– 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
– Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
– Hộ chiếu còn thời hạn.
– Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động
Thời gian và nơi nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Người sử dụng lao động có trách nhiệm chuẩn bị và nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động đến cơ quan có thẩm quyền theo đúng địa điểm và phương thức được pháp luật quy định. Doanh nghiệp cần xác định chính xác cơ quan tiếp nhận hồ sơ căn cứ vào địa điểm người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, đồng thời kiểm tra phương thức nộp hồ sơ được áp dụng tại địa phương để bảo đảm hồ sơ được tiếp nhận đúng thẩm quyền.
Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra và giải quyết đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo thời hạn luật định. Trường hợp hồ sơ đáp ứng đầy đủ các điều kiện, cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp giấy phép lao động theo thời hạn được phép. Ngược lại, nếu không đủ điều kiện để cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do để doanh nghiệp và người lao động biết, thực hiện các bước xử lý tiếp theo theo quy định.
Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ từ sớm và kiểm tra kỹ thời hạn của giấy phép lao động hiện tại trước khi nộp hồ sơ. Việc này giúp doanh nghiệp có đủ thời gian để bổ sung hoặc hoàn thiện giấy tờ nếu hồ sơ phát sinh thiếu sót, đồng thời hạn chế nguy cơ giấy phép lao động hết hạn trong khi thủ tục gia hạn chưa được hoàn tất, ảnh hưởng đến quá trình làm việc hợp pháp của người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Căn cứ pháp lý:
Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
𝐋𝐈𝐍𝐂𝐎𝐍 𝐋𝐀𝐖 𝐅𝐈𝐑𝐌 – 𝐇𝐨̛̣𝐩 𝐭𝐚́𝐜 𝐯𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐛𝐞̂̀𝐧
- Tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Tại TP.HCM: 272 Đỗ Pháp Thuận, phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh
- Website: http://linconlaw.vn/
- Email: Lawyer@linconlaw.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/Linconlawfirmm
- Linkedln: linkedin.com/in/lincon-law-firm-100b96201
- Hotline: +84.987.733.358
