THỦ TỤC THÀNH LẬP CHI NHÁNH, VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA DOANH NGHIỆP THEO QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH

Việc mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động thông qua việc thành lập các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh hoặc văn phòng đại diện là một chiến lược quan trọng đối với các mô hình doanh nghiệp, bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân. Theo quy định pháp luật hiện hành, các đơn vị phụ thuộc này có thể được thành lập tại cùng địa bàn hoặc khác địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương so với trụ sở chính nhằm phục vụ mục tiêu phát triển kinh doanh hoặc đại diện thương mại. Hệ thống quy phạm pháp luật hiện nay đã xác lập trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động đồng bộ, vừa tạo hành lang pháp lý minh bạch hỗ trợ sự tự do vận hành của doanh nghiệp, vừa bảo đảm hiệu lực quản lý nhà nước đối với mạng lưới đơn vị phụ thuộc.

1. Các trường hợp áp dụng

Thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện áp dụng khi doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân) muốn mở rộng phạm vi hoạt động thông qua việc thành lập đơn vị phụ thuộc tại địa bàn khác với trụ sở chính, bao gồm cả trường hợp đặt chi nhánh/văn phòng đại diện trong cùng tỉnh, thành phố hoặc tại tỉnh, thành phố khác. Quy định này áp dụng chung cho các doanh nghiệp trong nước, đồng thời có một số điểm riêng đối với doanh nghiệp xã hội, chi nhánh công ty chứng khoán nước ngoài, chi nhánh công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam.

2. Điều kiện thực hiện theo quy định

Để hồ sơ đăng ký được tiếp nhận và xử lý, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện phải được thông qua bởi cơ quan có thẩm quyền nội bộ tương ứng với loại hình doanh nghiệp (Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh; Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên);
• Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ra quyết định thành lập;
• Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện phải có đầy đủ giấy tờ pháp lý cá nhân hợp lệ (trừ trường hợp đã có số định danh cá nhân và được phép khai thác dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư);
• Tên chi nhánh, văn phòng đại diện không được trùng, gây nhầm lẫn và không xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp đối với nhãn hiệu, tên thương mại, chỉ dẫn địa lý đã được bảo hộ;
• Doanh nghiệp phải nộp đầy đủ lệ phí đăng ký theo quy định.

3. Thủ tục pháp lý cần thực hiện

Tên thủ tục: Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp (có thể thực hiện đồng thời với thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh nếu doanh nghiệp có nhu cầu).

Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo một trong ba phương thức: trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, qua dịch vụ bưu chính, hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ cơ bản gồm: thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện (theo mẫu quy định); bản sao quyết định và biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền về việc thành lập; bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với doanh nghiệp xã hội, hồ sơ bổ sung thêm Cam kết thực hiện mục tiêu xã hội, môi trường.

Cơ quan tiếp nhận và giải quyết là Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính cấp tỉnh (hoặc Ban quản lý khu công nghệ cao đối với đơn vị đặt trong khu công nghệ cao). Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.

Kết quả thủ tục: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung; doanh nghiệp có 60 ngày để hoàn thiện, quá thời hạn này hồ sơ không còn giá trị.

4. Chế tài đối với vi phạm

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ từ chối cấp đăng ký nếu doanh nghiệp thuộc diện đã bị thông báo vi phạm dẫn đến nguy cơ thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đang trong quá trình giải thể, hoặc đang trong tình trạng “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. Ngoài ra, nếu cơ quan tố tụng có văn bản yêu cầu tạm dừng thủ tục đăng ký đối với doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh cũng sẽ từ chối xử lý cho đến khi có ý kiến chấp thuận. Doanh nghiệp kê khai thông tin không trung thực, không chính xác trong hồ sơ đăng ký, hoặc không thực hiện đăng ký đúng thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thành lập, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành.

𝐋𝐈𝐍𝐂𝐎𝐍 𝐋𝐀𝐖 𝐅𝐈𝐑𝐌 – 𝐇𝐨̛̣𝐩 𝐭𝐚́𝐜 𝐯𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐛𝐞̂̀𝐧

• Tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Tại TP.HCM: 272 Đỗ Pháp Thuận, phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh
• Website: http://linconlaw.vn/
•  Email: Lawyer@linconlaw.vn
•  Facebook: https://www.facebook.com/Linconlawfirmm
• Linkedln: linkedin.com/in/lincon-law-firm-100b96201
•  Hotline: +84.987.733.358