Người lao động nước ngoài được cấp lại giấy phép lao động còn thời hạn khi giấy phép bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi một số thông tin theo quy định tại Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện thủ tục cấp lại kịp thời để bảo đảm việc làm việc hợp pháp của người lao động tại Việt Nam.
Trường hợp mất, hỏng có được cấp lại giấy phép lao động?
Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài thuộc một trong các trường hợp luật định có thể thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại giấy phép lao động đang còn thời hạn. Cụ thể, có hai nhóm trường hợp được cấp lại giấy phép lao động như sau:
1. Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất hoặc bị hư hỏng không sử dụng được.
2. Thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn như:
– Họ và tên;
– Quốc tịch;
– Số hộ chiếu;
– Đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.
Như vậy, khi giấy phép lao động bị mất, hỏng, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các thủ tục xin cấp lại. Việc cấp lại chỉ được thực hiện khi thuộc đúng các trường hợp được quy định tại Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP và giấy phép lao động vẫn còn thời hạn.
Trường hợp giấy phép lao động bị mất/hỏng mà doanh nghiệp không xin cấp lại
Theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, giấy phép lao động là một trong những điều kiện để người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam, trừ các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định. Do đó, khi giấy phép lao động bị mất hoặc hư hỏng mà không được cấp lại, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc xuất trình giấy tờ chứng minh điều kiện làm việc hợp pháp khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Đối với doanh nghiệp, việc không kịp thời thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động cũng có thể làm phát sinh rủi ro trong quá trình quản lý và sử dụng lao động nước ngoài. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền xác định doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài không đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, doanh nghiệp có thể phải chịu các biện pháp xử lý vi phạm hành chính tương ứng.
Hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động bị mất/hỏng: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?
Căn cứ Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, để thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động, người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp cho cơ quan có thẩm quyền. Thành phần hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động bao gồm:
– Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động.
– 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm phông nền trắng).
– Giấy tờ chứng minh việc thay đổi nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Nghị định này.
– Giấy phép lao động còn thời hạn, trừ trường hợp bị mất theo quy định tại khoản 1 Điều 23 Nghị định này.
Do đó, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên rà soát kỹ từng thành phần giấy tờ để bảo đảm hồ sơ đầy đủ, chính xác và phù hợp với trường hợp cấp lại thực tế, hạn chế việc phải bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ trong quá trình giải quyết thủ tục.
Quy trình xin cấp lại giấy phép lao động bị mất/hỏng
Căn cứ Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục đề nghị cấp lại giấy phép lao động được thực hiện theo trình tự nhất định, trong đó người sử dụng lao động là chủ thể thực hiện việc nộp hồ sơ và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền trong quá trình giải quyết. Cụ thể:
Bước 1: Người sử dụng lao động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động và thực hiện việc nộp hồ sơ trực tiếp, thông qua dịch vụ bưu chính công ích, thông qua dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc thông qua hình thức ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương thực hiện việc chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền để xem xét và giải quyết thủ tục cấp lại giấy phép lao động theo quy định.
Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
Về thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại, thời hạn này không được tính lại từ đầu mà được xác định trên cơ sở thời hạn còn lại của giấy phép lao động đã được cấp trước đó. Cụ thể, thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại bằng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại giấy phép lao động.
Lưu ý cho các doanh nghiệp khi xin cấp lại giấy phép lao động bị mất/hỏng
Khi thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động do bị mất hoặc bị hư hỏng, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần chủ động rà soát hồ sơ, thông tin và thời hạn của giấy phép để hạn chế phát sinh vướng mắc trong quá trình giải quyết. Một số nội dung cần lưu ý gồm:
– Doanh nghiệp cần trình bày rõ ràng, trung thực nguyên nhân khiến giấy phép lao động bị mất hoặc bị hư hỏng, đồng thời chuẩn bị thông tin thống nhất với các giấy tờ khác trong hồ sơ để hạn chế trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải trình hoặc bổ sung thông tin.
– Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra sự phù hợp và thống nhất giữa hộ chiếu, thị thực hoặc giấy tờ cư trú, hợp đồng lao động và các thông tin được ghi nhận trên giấy phép lao động hiện tại, đặc biệt là họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu và thông tin của người sử dụng lao động.
– Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các bản sao, bản dịch và giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận theo đúng yêu cầu pháp luật trong trường hợp hồ sơ có tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp, nhằm bảo đảm giấy tờ được sử dụng hợp lệ trong hồ sơ đề nghị cấp lại.
– Cần đặc biệt lưu ý thời hạn còn lại của giấy phép lao động cũ để chủ động thực hiện thủ tục trong thời gian phù hợp, tránh trường hợp giấy phép hết hạn trong khi hồ sơ cấp lại chưa được giải quyết, từ đó có thể ảnh hưởng đến việc tiếp tục làm việc hợp pháp của người lao động nước ngoài.
– Doanh nghiệp nên chủ động lưu trữ bản scan hoặc bản điện tử của giấy phép lao động ngay sau khi được cấp. Việc lưu giữ bản sao điện tử sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu thông tin, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan trong trường hợp giấy phép lao động bản giấy bị mất hoặc hư hỏng.
Căn cứ pháp lý:
- Bộ luật Lao động 2019.
- Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
𝐋𝐈𝐍𝐂𝐎𝐍 𝐋𝐀𝐖 𝐅𝐈𝐑𝐌 – 𝐇𝐨̛̣𝐩 𝐭𝐚́𝐜 𝐯𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐛𝐞̂̀𝐧
- Tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Tại TP.HCM: 272 Đỗ Pháp Thuận, phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh
- Website: http://linconlaw.vn/
- Email: Lawyer@linconlaw.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/Linconlawfirmm
- Linkedln: linkedin.com/in/lincon-law-firm-100b96201
- Hotline: +84.987.733.358
