Việc lấy ý kiến ĐHĐCĐ bằng văn bản là một trong những cơ chế ra quyết định linh hoạt được pháp luật doanh nghiệp Việt Nam thừa nhận, nhằm tạo điều kiện cho công ty cổ phần kịp thời thông qua các vấn đề quan trọng mà không cần triệu tập cổ đông tại cuộc họp trực tiếp. Cơ chế này mang lại hiệu quả về thời gian và chi phí, đặc biệt trong bối cảnh các cổ đông phân tán về địa lý, tuy nhiên cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý trong trường hợp không được thực hiện đúng quy định, như việc nghị quyết bị tuyên vô hiệu, tranh chấp về tỷ lệ biểu quyết hợp lệ hoặc vi phạm quyền tiếp cận thông tin của cổ đông.
Giá trị pháp lý của Nghị quyết thông qua theo hình thức lấy ý kiến ĐHĐCĐ bằng văn bản
Quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến ĐHĐCĐ (Đại hội đồng cổ đông) bằng văn bản có giá trị pháp lý tương đương với Nghị quyết được thông qua tại cuộc họp ĐHĐCĐ. “Giá trị pháp lý tương đương” đồng nghĩa với việc Nghị quyết này có thể được sử dụng làm căn cứ thi hành trong quản trị, điều hành doanh nghiệp hoặc làm chứng cứ pháp lý trong trường hợp phát sinh tranh chấp.
Cần lưu ý, để Nghị quyết thông qua theo hình thức lấy ý kiến ĐHĐCĐ bằng văn bản có hiệu lực, tỷ lệ biểu quyết phải đạt trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tán thành. Tỷ lệ cụ thể áp dụng theo quy định tại Điều lệ Công ty.
Những vấn đề được phép lấy ý kiến ĐHĐCĐ bằng văn bản
Không phải tất cả các vấn đề thuộc thẩm quyền phê duyệt của ĐHĐCĐ đều có thể thông qua theo hình thức lấy ý kiến ĐHĐCĐ bằng văn bản. Trừ trường hợp Điều lệ Công ty có quy định cụ thể khác đi, ĐHĐCĐ bắt buộc họp trực tiếp đối với những vấn đề sau:
– Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty;
– Định hướng phát triển công ty;
– Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
– Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;
– Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;
– Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
– Tổ chức lại, giải thể công ty.
Có thể thấy, những vấn đề bị hạn chế thông qua theo hình thức lấy ý kiến ĐHĐCĐ bằng văn bản đều là những vấn đề mang tính trọng yếu, có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức, định hướng phát triển và sự tồn tại pháp lý của Công ty. Việc biểu quyết các vấn đề này đòi hỏi sự thảo luận, trao đổi trực tiếp thậm chí chất vấn giữa các cổ đông, mục đích bảo đảm tính minh bạch, công khai và phản ánh đầy đủ ý chí của cổ đông có quyền biểu quyết.
Thủ tục thực hiện và các mốc thời gian cần tuân thủ để Nghị quyết thông qua theo hình thức lấy ý kiến ĐHĐCĐ bằng văn bản có hiệu lực
Thủ tục ra quyết định của ĐHĐCĐ vi phạm quy định pháp luật, Điều lệ công ty là một trong những lý do hợp pháp để cổ đông lớn yêu cầu hủy bỏ Nghị quyết ĐHĐCĐ.
Trừ trường hợp Điều lệ có quy định cụ thể khác, trình tự lấy ý kiến ĐHĐCĐ bằng văn bản thực hiện với các mốc thời hạn cần lưu ý như sau:
– Hội đồng quản trị (HĐQT) lập danh sách cổ đông có quyền dự họp: tối thiểu 10 ngày trước ngày gửi thông báo mời họp.
Danh sách cổ đông có quyền dự họp được lập căn cứ sổ đăng ký cổ đông của công ty, bao gồm tối thiểu các nội dung: (i) họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; hoặc tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; (ii) số lượng cổ phần từng loại; (iii) số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.
– HĐQT gửi thông báo mời họp: chậm nhất 10 ngày tính đến thời hạn lấy phiếu ý kiến.
HĐQT chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết ĐHĐCĐ, các tài liệu giải trình dự thảo Nghị quyết và gửi đến tất cả cổ đông có quyền biểu quyết.
Lưu ý, phiếu lấy ý kiến phải bao gồm tối thiểu các nội dung: (i) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; (ii) Mục đích lấy ý kiến; (iii) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức hoặc họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với đại diện của cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần của từng loại và số phiếu biểu quyết của cổ đông; (iv) Vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua; (v) Phương án biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến; (vi) Thời hạn phải gửi về công ty phiếu lấy ý kiến đã được trả lời; (vii) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch HĐQT;
– Cổ đông có quyền biểu quyết gửi lại phiếu lấy ý kiến: tuân thủ theo thời hạn tại thông báo mời họp từ HĐQT.
Về hình thức gửi phiếu lấy ý kiến, cổ đông có thể lựa chọn gửi thư, fax hoặc thư điện tử.
– HĐQT gửi Nghị quyết ban hành đến cổ đông: 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu.
Biên bản kiểm phiếu và Nghị quyết phải được gửi đầy đủ đến các cổ đông, trừ trường hợp công ty có trang thông tin điện tử và thực hiện thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử.
Cần lưu ý, hồ sơ bao gồm phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu kèm theo được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty tuân thủ thời hạn tối thiểu theo quy định của pháp luật.
Việc cân bằng giữa tính linh hoạt trong quản trị và sự tuân thủ chuẩn mực pháp lý là yêu cầu bắt buộc để bảo đảm tính hợp pháp và bền vững trong hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nhận thức rằng mọi cơ chế rút gọn trong quy trình ra quyết định, dù mang lại hiệu quả quản trị, đều phải được đặt trong khuôn khổ pháp luật nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông. Chỉ khi duy trì được sự cân bằng hợp lý, hợp pháp, doanh nghiệp mới có thể xây dựng nền tảng quản trị minh bạch, ổn định đồng thời đảm bảo phòng ngừa rủi ro pháp lý không đáng có trong hoạt động vận hành.
>> HỢP ĐỒNG VÔ HIỆU DO THIẾU CHẤP THUẬN NỘI BỘ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN? https://linconlaw.vn/hop-dong-vo-hieu-do-thieu-chap-thuan-noi-bo-trong-cong-ty-co-phan/
>> ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ DOANH NGHIỆP THẾ NÀO KHI ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT LÀ NGƯỜI NƯỚC NGOÀI? https://linconlaw.vn/dinh-danh-dien-tu-doanh-nghiep-the-nao-khi-dai-dien-phap-luat-la-nguoi-nuoc-ngoai/
Căn cứ pháp lý:
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 (Luật Doanh nghiệp 2020);
- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp số 76/2025/QH15.
𝐋𝐈𝐍𝐂𝐎𝐍 𝐋𝐀𝐖 𝐅𝐈𝐑𝐌 – 𝐇𝐨̛̣𝐩 𝐭𝐚́𝐜 𝐯𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐛𝐞̂̀𝐧
- Tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Tại TP.HCM: 272 Đỗ Pháp Thuận, phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh
- Website: http://linconlaw.vn/
- Email: Lawyer@linconlaw.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/Linconlawfirmm
- Linkedln: linkedin.com/in/lincon-law-firm-100b96201
- Hotline: +84.987.733.358
