CẬP NHẬT THỦ TỤC ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG NĂM 2026: THAY ĐỔI CƠ QUAN TIẾP NHẬN

Sự điều chỉnh quy định về cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động năm 2026 thể hiện định hướng cải cách hành chính và phân cấp quản lý nhà nước trong lĩnh vực lao động. Việc xác định chính xác cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đóng vai trò quyết định đến hiệu lực pháp lý của nội quy lao động, bởi văn bản này chỉ chính thức có hiệu lực sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký theo quy định. Việc cập nhật kịp thời các thay đổi về thẩm quyền tiếp nhận và quy trình thủ tục giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác tuân thủ pháp luật, bảo đảm tính hợp pháp của quy chế nội bộ và tránh các rủi ro pháp lý phát sinh do nộp hồ sơ sai cơ quan tiếp nhận.

1. Các trường hợp áp dụng

Thủ tục đăng ký Nội quy lao động (NQLĐ) áp dụng bắt buộc đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Quy định này áp dụng cho việc đăng ký lần đầu cũng như đăng ký lại khi NQLĐ được sửa đổi, bổ sung. Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất kinh doanh tại các địa bàn khác nhau, NQLĐ đã đăng ký cần được gửi đến cơ quan có thẩm quyền tại từng địa bàn đặt chi nhánh, đơn vị.

2. Điểm cập nhật quan trọng trong thủ tục năm 2026

Điểm thay đổi đáng chú ý nhất trong năm 2026 là cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký. Trước đây, hồ sơ được nộp tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Theo thủ tục hành chính mới được công bố tại Quyết định 628/QĐ-BNV năm 2025, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ tại cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã trong trường hợp được cấp tỉnh ủy quyền tiếp nhận. Đây là kết quả của việc sắp xếp lại chức năng quản lý nhà nước về lao động vào lĩnh vực nội vụ sau quá trình tinh gọn bộ máy hành chính.

Về thời hạn và trình tự xử lý, quy định cơ bản không thay đổi: doanh nghiệp vẫn có 10 ngày kể từ ngày ban hành NQLĐ để nộp hồ sơ; cơ quan tiếp nhận có 07 ngày làm việc để xem xét, và NQLĐ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3. Thủ tục pháp lý cần thực hiện

Tên thủ tục: Đăng ký Nội quy lao động (theo quy trình cập nhật).

Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành NQLĐ, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp cho cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh (hoặc cấp xã nếu được ủy quyền) nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Hồ sơ có thể nộp theo một trong ba phương thức: trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận; qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia; hoặc qua dịch vụ bưu chính.

Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu phát hiện NQLĐ có quy định trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và nộp lại hồ sơ đăng ký.

Kết quả thủ tục: NQLĐ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp doanh nghiệp sửa đổi NQLĐ đã đăng ký, phải thực hiện đăng ký lại theo đúng quy trình nêu trên.

4. Chế tài đối với vi phạm

Doanh nghiệp không nộp hồ sơ đăng ký đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định mới, không đăng ký NQLĐ, hoặc sử dụng NQLĐ chưa đăng ký/chưa có hiệu lực, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật về xử phạt trong lĩnh vực lao động. Đặc biệt, khi sửa đổi NQLĐ mà không thực hiện đăng ký lại, doanh nghiệp cũng bị coi là vi phạm nghĩa vụ đăng ký và có thể bị xử phạt tương tự như trường hợp chưa từng đăng ký.

𝐋𝐈𝐍𝐂𝐎𝐍 𝐋𝐀𝐖 𝐅𝐈𝐑𝐌 – 𝐇𝐨̛̣𝐩 𝐭𝐚́𝐜 𝐯𝐮̛̃𝐧𝐠 𝐛𝐞̂̀𝐧

• Tại Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Tại TP.HCM: 272 Đỗ Pháp Thuận, phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh
• Website: http://linconlaw.vn/
•  Email: Lawyer@linconlaw.vn
•  Facebook: https://www.facebook.com/Linconlawfirmm
• Linkedln: linkedin.com/in/lincon-law-firm-100b96201
•  Hotline: +84.987.733.358